RECOMENDACIONES PARA LA COMUNICACIÓN ESCRITA VIRTUAL

INTRODUCCIÓN

 

 

La redacción virtual es un nuevo modelo de expresión textual que exige un modo de escribir mucho más práctico y de vanguardia. Sin embargo, los principios de comunicación escrita siguen siendo los mismos: claridad, concreción, precisión, exactitud, brevedad y sencillez. En la comunicación escrita virtual es importante atender las siguientes recomendaciones: Mensaje: Resuma el mensaje con un máximo de dos o tres frases. Acción: Indique qué acción requiere de la persona o qué acción va a tomar usted sobre el mensaje emitido por ella. Detalles: Responda a las preguntas ¿qué? ¿cuándo? ¿dónde? ¿por qué? ¿cómo? y ¿cuánto? Evidencia: Aquí van los anexos o pruebas que dan soporte a la información que brindó previamente.

2.1 Protocolo y etiqueta del correo electrónico

Estas son algunas claves puntuales para tener en cuenta en la comunicación escrita de correos electrónicos (e-mail).

Facilidad

Un correo electrónico no puede ser largo y pesado de leer. La herramienta del Internet está pensada para dar mayor agilidad, facilidad y rapidez a la comunicación. Ejemplo: Estimado Omar: Espero se encuentre bien, observo que todavía no sube su fotografía, no olvide realizarlo

pronto, es importante que tengamos una imagen de usted durante el curso. Si tiene dudas, revise el tutorial que se encuentra en el módulo. Saludos cordiales.

 

2.2 Practicidad del correo electrónico

Su correo electrónico debe responder a todas las preguntas que reciba en el mensaje. Además de ello, prepárese de antemano para responder a la réplica que le van a enviar luego. La proactividad es una virtud que se puede maximizar con la comunicación escrita virtual.

 

 Limpieza

Aunque los mensajes sean más informales en Internet, se debe tener el mismo (o mayor cuidado) con la ortografía, reglas gramaticales y de puntuación. Por el facilismo y la rapidez del e-mail, los escritores cotidianos se descuidan un poco (o mucho) con la limpieza del texto. Ejemplo: Estimada María: Me encuentro bien, muchas gracias. Respondiendo a tu pregunta, esta semana tienes tres actividades a realizar:

1. Realizar la lectura: Educación a distancia. 2. Participar en el foro correspondiente, realizando comentarios acerca de la lectura. 3. Realimentar a un compañero. Si todavía tienes dudas, revisa los materiales de apoyo que están en la parte superior del curso como preguntas frecuentes y materiales para la sesión presencial. Yo sigo pendiente acompañándote.

2.3 Consideraciones de redacción

Amabilidad

Las mayúsculas sostenidas no son recomendables dentro de los mensajes virtuales, ya sea en un foro o en un correo electrónico. En primera instancia, una redacción con estas características no permite leer bien el mensaje. Pero además, está visto que la gente lo relaciona con una forma de escribir ¡GRITADA! Evite emplear fondos con elementos decorativos para llamar la atención, parecen divertidos, pero pueden verse como innecesarios, ya que se pierde la elegancia y formalidad de la comunicación tanto en el ámbito ejecutivo como profesional. Además, se aumentará el número de bytes a transmitir, haciendo más lentas las conexiones a Internet. Ejemplo:

Estimado José: Te doy la más cordial bienvenida al taller de Asesores en línea. Mi nombre es Sofía Benavides y tendré el gusto de acompañarte en esta nueva experiencia que inicias. Ten la confianza de comunicarme tus dudas y comentarios con respecto a la planeación de tus actividades y te responderé y apoyaré en lo que requieras. Te mando saludos y seguiré en contacto contigo.

 

2.4 El saludo

Los saludos de bienvenida son muy importantes y necesarios, sobre todo al comenzar un nuevo asunto o mensaje. Salude con respeto y gentileza, pero de manera sencilla. No es necesario incluir todos los protocolos de saludos de la comunicación impresa. Si se trata de un intercambio continuo de mensajes, con muchos envíos al mismo correo, dirigidos a la misma persona y sobre el mismo asunto, no es necesario saludar cada vez que se envía una respuesta o comentario. Evite el consabido “Hola” para saludar en todos sus correos, ya que es muy común y le quita la seriedad a sus mensajes. Invente un saludo propio, innovador, agradable y respetuoso, pero cálido y de alto impacto. Ejemplo: Estimada profesora:

Me agrada mucho darle la bienvenida al taller de Asesores en línea. Mi nombre es Sofía Benavides y seré su asesora durante este taller, tenga la confianza de hacerme saber sus dudas y comentarios.

2.5 Intercambio de mensajes

Cuando se trata del intercambio de varios mensajes seguidos dentro de la misma conversación, incluya toda la serie acumulada en el mismo archivo. Esto facilita a todos los involucrados el seguir la conversación. Además, es una medida de orden muy útil para todos los que reciben grandes cantidades de mensajes en su día a día.

 

Sin distracción

Las frases demasiado “motivacionales” distraen al lector del propósito principal del mensaje. Trate de mantener una comunicación escrita virtual serena y sobria. Esto hablará bien de usted y será más agradable a sus lectores.

 

Despedida efectiva

Para despedirse en un mensaje no necesita decir frases largas y muy formales, como si se tratara de una clásica carta impresa, con mucho protocolo. Sólo necesita despedirse con una frase amable. Asegúrese de que ésta lleve la acción del próximo paso y que sea una invitación a

continuar los procesos y a generar valor agregado. Algo como “Especial saludo. Espero sus comentarios.” O “Gracias. Lo llamaré pronto.”, o “Saludos. Seguiremos en contacto”, "Me despido por el momento".

 

2.6 Información personal

La firma final del mensaje debe llevar su nombre completo e ir acompañada de los datos necesarios para que el receptor lo identifique y pueda contactarlo. Para ello, incluya el nombre de la entidad a la que pertenece, el cargo que tiene, teléfonos, dirección, página web. Antes de indicar “enviar” al mensaje, realice una revisión previa del mismo. De esa manera evitará errores que, además de dejar una mala imagen suya, pueden traer riesgos y conflictos.

3 Aspectos adicionales para la comunicación.

 

Además de los aspectos mencionados en las secciones anteriores, en la comunicación a través de los foros virtuales se requiere ejercer la función de guía o mediador del diálogo, de manera que se propicie el intercambio de ideas y una dinámica de participación agradable.

 

Para ejercer esta tarea Mora(2011:5-8) recomienda atender las siguientes indicaciones:  

1.-Dar seguimiento a los comentarios de los participantes de forma que se sientan acompañados.

 

2.-Regule las participaciones manteniendo la discusión dentro del tema en cuestión.

3.- Cuando los comentarios emitidos rebasen el tema planteado en el foro, reconduzca la  conversación al tema original de manera cortés y respetuosa.

4.- Resalte puntos importantes que fueron abordados por algunos participantes para encaminar el diálogo hacia aspectos clave del tema.

 5. Evite emplear el foro para realizar una clase magistral. En ocasiones, es mejor propiciar que los estudiantes encuentren sus propias respuestas.

 6.- Plantee preguntas como parte de la moderación del foro, en especial cuando una participación no guarda relación con el tema abordado o carece de sustento.

 7.- Realice síntesis de los aportes relevantes hechos en la discusión. Si lo considera necesario, cite la intervención de los participantes. Esto hará que se sientan reconocidos.

 

Bibliografía

González, S. (2011). Habilidades de comunicación escrita. Estados Unidos. Grupo Nelson. pp . 120-122

Mora, F. (2011). Foros virtuales: aspectos por considerar [en línea], Revista Calidad en la Educación Superior, Vol. 2, Núm. 2, pp. 1-16, <http://estatico.uned.ac.cr/paa/revista/EDICIONES/IVED/1_art_v2_2%20Francisco.pdf> [Consulta: 20 de marzo de 2013].

Laborda, X. (s.f.). Foros virtuales, ética lingüística y aspectos legales [en línea], RED, Revista de Educación a Distancia, Núm. 12, pp.1-28, <http://www.um.es/ead/red/12/laborda.pdf> [Consulta: 20 de marzo de 2013].